Cei mai mulți dintre noi suntem vinovați că se plâng din când în când de e-mailuri nedorite sau căsuțe primite aglomerate, însă puțini dintre noi facem ceva în acest sens. Gmail are opțiuni puternice de filtrare, opțiuni care sunt subutilizate penal. Când sunteți încrucișat și cu un pic de creativitate, și voi vă puteți îmblânzi căsuța de e-mail. Și nu este atât de dificil pe cât ați putea crede.
Cheia este să aplicați filtre pe măsură ce au sens. Puteți începe cu o mână, precum cele menționate mai jos, dar ar trebui să fiți întotdeauna dispus să vă adaptați strategia de filtrare pe măsură ce noile metode au sens, sau e-mailurile noi vă inundă căsuța de e-mail care nu declanșează niciunul dintre filtrele existente. Acesta este un joc de îmbunătățire incrementală și fiecare filtru ar trebui să vă ușureze viața.
Să începem. Pentru toate sfaturile de mai jos, veți începe făcând clic pe pictograma roată din apropierea imaginii contului din dreapta sus, făcând clic pe butonul „Vedeți toate setările” din partea de sus și alegând fila „Filtre și adrese blocate”. De acolo, trebuie doar să faceți clic pe „Creați un filtru nou” în partea de jos și sunteți gata să mergeți.
Spam
Gmail are deja filtre excelente de spam și puteți marca mesajele ca spam pentru a ajuta la formarea AI pentru a identifica noi modele. Dar există întotdeauna acea companie care reușește să alunece nedetectată. Ați încercat să vă dezabonați de pe listă. Ați încercat să-l marcați ca spam și, cumva, fără greș, acesta reușește în continuare să vă atingă căsuța de e-mail cu fiecare poștă nouă.
Iată cum să remediați problema.
1) În secțiunea „De la”, introduceți adresa de e-mail pe care doriți să o blocați. De asemenea, puteți adăuga un wildcard tastând un asterisc (*) înainte de simbolul @ pentru a filtra toate e-mailurile din acel domeniu.
2) Faceți clic pe butonul Creați filtru.
3) Alegeți Ștergeți-l și faceți clic pe butonul Creați filtru.
Asigurați-vă că vedeți e-mailuri importante
La capătul opus al spectrului, există e-mailurile pe care doriți să vă asigurați că le vedeți, dar care sunt de obicei îngropate sub nenumărate e-mailuri pe care nu le vedeți. Puteți repara acest lucru și cu filtre.
1) Tastați adresa de e-mail în secțiunea De la și faceți clic pe butonul Creați filtru.
2) Alegeți „Marcați-l cu stea” și „Marcați-l întotdeauna ca important” și apoi faceți clic pe butonul Creați filtru.
Aceste e-mailuri vor avea acum o stea și eticheta „Important”, ceea ce le face mult mai greu de ratat. Dar dacă aveți în continuare îndoieli, verificați următorul sfat.
Creați o nouă căsuță de e-mail cu foldere și etichete
Dacă doriți să omiteți complet căsuța de e-mail, puteți filtra automat e-mailurile importante în propriul lor folder, oferindu-vă de facto a doua (sau a treia, a patra, etc.) căsuță de e-mail. Acest lucru este la îndemână pentru filtrarea e-mailurilor legate de muncă în propriul folder sau poate îl puteți folosi pentru cupoane, detalii de călătorie și itinerarii sau e-mailuri despre școală, familie sau buletine la care vă abonați.
1) Adăugați adresa de e-mail în secțiunea De la și faceți clic pe butonul Creați filtru. Puteți adăuga mai multe adrese de e-mail la același filtru plecând fiecare cu o virgulă și un spațiu după adresa de e-mail.
2) Alegeți „Omiteți căsuța de e-mail (Arhivați-o)” și „Aplicați eticheta”.
3) Selectați o etichetă sau creați una nouă și păstrați numele cât mai specific posibil.
4) Faceți clic pe Creați filtru.
Acum, toate e-mailurile de la aceste adrese vor sări peste căsuța de e-mail și vor apărea numai în dosarul selectat. Dacă faceți clic pe folderul din bara laterală Gmail, va apărea o căsuță de e-mail complet nouă, cu numai aceste mesaje.
Clasificați-vă spamul
O caracteristică puțin cunoscută a Gmail este că funcționează chiar dacă vă modificați adresa de e-mail. Încercați să adăugați o perioadă sau un semn plus oriunde în cadrul adresei dvs. de e-mail (înainte de sufixul @ gmail.com) și urmăriți cum aceste e-mailuri reușesc în continuare să vă găsească căsuța de e-mail.
Acum, interesantul aici este că puteți filtra aceste adrese de e-mail separat de cea principală. Îl folosesc pentru a filtra în mod automat buletine informative prin e-mail, fără a fi nevoie să configurez filtre noi.
1) Abonați-vă la un buletin informativ folosind adresa dvs. recent modificată. Al meu arată cam așa: [email protected]. Adăugarea sufixului „+ tehnologie” după adresa mea normală de e-mail îmi spune că orice cu „+ tehnologie” este un newsletter prin e-mail la care m-am abonat. Pot apoi să filtrez pentru acea modificare.
2) În secțiunea „Către”, adăugați adresa de e-mail modificată și faceți clic pe butonul Creați filtru.
3) Faceți clic pe „Aplicați eticheta” și apoi alegeți eticheta preferată. Trimit orice cu „+ tehnologie” la eticheta mea „buletine informative tehnice”, ceea ce înseamnă că pot folosi acest e-mail când mă abonez la buletine informative noi și nu trebuie să le filtrez manual pe toate în eticheta corespunzătoare.
Omoară e-mailurile de notificare din calendar
Mesajele primite sunt inundate în fiecare zi cu notificări care așa au acceptat invitația din calendar pentru o întâlnire. Puteți să le filtrați și pe acestea, ceea ce este util mai ales dacă utilizați o aplicație de calendar și primiți oricum aceste notificări pe telefon.
1) În secțiunea „Subiect”, adăugați „Acceptat:” și asigurați-vă că utilizați colonul după și fără spațiu. Nu vrem să declanșăm evenimentul atunci când cineva vorbește despre un contract acceptat sau despre un alt lucru legat de muncă pe care am vrea să îl vedem.
2) Faceți clic pe butonul Creați filtru.
3) Bifați Ștergeți-l și faceți clic pe butonul Creați filtru.
Aceste cinci ar trebui să vă facă să începeți cu o cutie primită mai curată, dar, așa cum am spus anterior, nu ezitați să experimentați și să adăugați filtre noi pe măsură ce au sens. Acesta este un instrument puternic, limitat doar de imaginația dvs. atunci când îl utilizați.